Zkratka ERP (z anglického enterprise resource planning) se volně překládá jako plánování podnikových zdrojů. Samo slovní spojení objímá veškerý managment vašeho podnikání od vnitřních financí po zákaznickou podporu (všechna odvětví probereme dále).
V kontextu se ERP systémy používají nejčastěji jako “podnikový informační systém”. Jedná se o software, který pomáhá řídit veškeré či vybrané procesy ve vaší firmě za pomoci pokročilé technologie informačních systémů.
4 hlavní odvětví ERP systémů
Představte si ERP jako strukturu vaší firmy. V čele stojíte vy coby ředitel/ka a pod sebou máte jednotlivé sekce – marketing, HR, obchod aj. A všechny tyto odvětví jsou spojeny ERP systémem, který vám pomáhá v organizaci práci a zlepšení výkonnosti firmy. Podnikový informační systém pokrývá 4 hlavní okruhy:
1 Finance (ekonomika celé firmy)
Účetnictví, audit, analýza ziskovosti, správa majetku, to jsou jen některé z prací, se kterými vám ERP pomůže. Nejčastěji se ve finanční části analyzují a vyhodnocují data, ty se dále využívají na zlepšení výkonnosti firmy.
2 Výroba a logistika
Podnikový informační systém v sobě zahrnuje i veškerou administrativu spojenou s výrobou (náklady, plánování, nákup a příjem) a logistikou vašeho produktu (skladování zboží, doprava) a to jak u hmatatelného zboží, tak u SaaS technologií.
3 Personalistika HR
Samozřejmostí je interní správa zaměstnanců – docházkový systém, mzdy, odměny, plánování, diety a další cestovní výlohy. ERP pomáhá s celkovou přehledností a hodnocení a v neposlední řadě v interní komunikaci mezi zaměstnanci.
4 Marketing
Podnikový systém pomáhá seřadit všechny zákazníky na jedno místo a uchovat o nich důležité informace k prodeji. Plánování kampaní, výdaje na reklamu a velmi důležitá zákaznická podpora– vše na jednom místě.
Využití informačních podnikových systémů
O ERP se často mluví jako o “back-office” softwaru. Složitý administrativní systém plný stovek neseřazených šanonů, těžko pochopitelných tabulek a špatné organizace nyní nahrazují firmy právě podnikovými systémy. Stará data sice musí společnost převést do digitálního softwaru a nová data musí dále zadávat do nového ERP systému, zjednodušuje se ale budoucí práce s daty.
Každé odvětví vaší firmy má informace a data o své práci na jednom místě. ERP systémy dokážou (s pomocí člověka, který je nastaví) vyhodnocovat finální čísla za vybraná období, a to úplně sami, odpadá tedy sáhodlouhé reportování. Zde jsme ale začali od konce.
Zvýšení výkonu vaší firmy skrz organizovanost práce
ERP propojuje všechny firemní odvětví, obchod je tedy po uzavření zakázky rovnou propojen automatickým fakturováním s účetním oddělením. Po vyplnění informací o prodeji můžou jít data dále do marketingového odvětví, kde se s nimi bude pracovat a naopak. Vše je na jednom místě, šetří se stovky hodin ročně na zbytečné administrativě a špatné komunikaci. Výdaje – jak na výrobu, tak na zaměstnance – máte na jednom místě, snadno zjistíte, kde si vedete dobře a kde je třeba utáhnout provaz u rozpočtu.
A po výše zmíněném reportingu nastoupí analýza dat. Poměr veškerých investic do prodeje (marketing, výroba, zaměstnanci) versus výdělek vám snadno odhalí ROI (return on investment – návratnost výdělku proti investicím do prodeje). Hloubková analýza prodeje vám ukáže podobnosti, strasti a radosti vašich zákazníků, díky kterým můžete upravit vaší komunikaci či pozměnit váš produkt k větší spokojenosti vašich klientů.
Možnosti toho, jak vám ERP systémy pomohou s organizací a zlepšením výkonu vaší firmy, je opravdu mnoho. Podnikový systém, ale skrývá také několik nevýhod.
Výhody ERP
- přehlednost procesů v celé vaší firmě
- propojenost firemních odvětví (od výroby přes marketing po prodej a logistiku)
- Veškerá data máte digitalizovaná a na jednom místě
- Zabránění duplicity práce
- Zlepšení interní komunikace mezi zaměstnanci
- Zlepšení firemní komunikace se zákazníkem
Nevýhody ERP
- ERP může připadat složité na obsluhu
- Hodí se pro spíše pro střední a větší podniky
- některé systémy jsou velmi drahé
- Ne vždy je ERP přímo na míru dané společnosti (potřeba jiných informačních systémů)
- Počáteční zapojení systémů a přechod ze starého bývá náročný
Podnikové informační systémy mohou být páteří podnikání a krokem k zvýšení výkonu celé firmy. Výhody jsou jasné a ERP může přinést mnoho úspěchů, nehodí se ale do každé společnosti, a ne všichni jsou spokojení při práci v systémech s novou informační technologií.
